Những tháng cuối năm 2025, hàng loạt hộ kinh doanh tại các thành phố lớn bất ngờ rơi vào tình trạng “khủng hoảng mini”: lô hàng đang bán tốt bỗng bị treo sổ do thiếu hóa đơn đầu vào hợp lệ. Trong nhiều cuộc kiểm tra đột xuất, cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu chứng từ, nhưng nhiều chủ hộ lúng túng không thể xuất trình đầy đủ. Nhiều người thậm chí thừa nhận họ không hề biết phải tạo quy trình chuẩn từ nhập hàng đến lưu kho, dẫn đến sai lệch số liệu.

Tình trạng này đặt ra câu hỏi lớn: Vì sao bài toán hóa đơn đầu vào – vốn tồn tại từ rất lâu – nay lại trở thành gánh nặng đối với hộ kinh doanh? Và đâu là giải pháp giúp các hộ vận hành minh bạch, tránh rủi ro tài chính trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng siết chặt?

Áp lực mới từ chính sách: Hộ kinh doanh phải minh bạch hàng hóa “từ kho đến kệ”

Theo ghi nhận từ nhiều địa phương, kể từ cuối năm 2024 đến nay, việc kiểm tra nguồn gốc hàng hóa, hóa đơn đầu vào và sổ kho đối với hộ kinh doanh được triển khai đồng bộ. Mục tiêu chính là giảm thất thu thuế, ngăn chặn hàng lậu, hàng trôi nổi và nâng cao tính minh bạch trong chuỗi cung ứng.

Tuy nhiên, chính sự thay đổi này đã khiến hàng chục nghìn hộ kinh doanh rơi vào thế bị động.

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ phản ánh họ gặp ba khó khăn lớn:

---

1. Nhà cung cấp không xuất hóa đơn hoặc xuất chậm

Nhiều đầu mối phân phối quy mô nhỏ vẫn hoạt động theo thói quen cũ: giao hàng trước, cuối tháng mới gom hóa đơn. Thậm chí có nhà cung cấp chỉ đưa “phiếu thu” hoặc giấy viết tay.

Điều này khiến hộ kinh doanh khi nhập hàng về không có chứng từ hợp lệ để lưu kho. Đến khi thuế yêu cầu chứng minh, họ “trở tay không kịp”.

Một chủ siêu thị mini tại quận Hà Đông, Hà Nội cho biết:
“Chúng tôi nhập hàng gần như mỗi ngày. Nhưng hóa đơn của một số nhà cung cấp lại dồn đến cuối tháng hoặc cuối quý. Khi cơ quan thuế kiểm tra bất ngờ, kho hàng có mà hóa đơn chưa có.”

---

2. Sổ kho ghi chép thủ công, dễ lệch số liệu

Phần lớn hộ kinh doanh vẫn quản lý bằng Excel, thậm chí bằng sổ tay.

Trong khi đó, một cửa hàng bán lẻ nhập từ 50 – 300 dòng hàng mỗi ngày. Nếu không có hệ thống kiểm soát tự động, việc nhập – xuất – tồn rất dễ bị sai lệch.

Sai lệch chỉ 5 – 10% mỗi tháng cũng đủ khiến tổng số liệu không khớp với hóa đơn, dẫn đến nghi vấn gian lận dù người bán không cố ý.

---

3. Không biết lưu trữ chứng từ đúng quy chuẩn

Một thực tế đáng chú ý là nhiều hộ kinh doanh lưu trữ hóa đơn điện tử… bằng cách để trong email hoặc tải về máy nhưng không phân loại.

Khi cần tìm lại, họ mất hàng giờ để rà soát. Không ít người thừa nhận:
“Có hóa đơn nhưng quên không tải về nên bị trôi email. Cuối cùng coi như mất.”

Hệ quả là chỉ trong năm 2025, theo dữ liệu từ các chi cục thuế quận, tỉ lệ hồ sơ hộ kinh doanh bị yêu cầu bổ sung chứng từ tăng mạnh 20–30% so với cùng kỳ.

---

Tác động nặng nề: Từ treo kho đến nguy cơ truy thu thuế

Sự thiếu đồng bộ trong quản lý hóa đơn đầu vào gây ra một loạt hệ lụy:

---

1. Hàng hóa bị “treo” trong kiểm tra, không được ghi nhận vào chi phí

Nếu hóa đơn đến muộn hoặc không đầy đủ, lô hàng sẽ bị xem là không hợp lệ. Điều này đồng nghĩa với việc:

• không được tính vào chi phí

• không được đưa vào giá vốn

• giảm lợi nhuận hợp lệ

• có thể bị yêu cầu nộp thêm thuế

---

2. Nguy cơ bị xem là trốn thuế dù không chủ đích

Khi cơ quan thuế thấy kho thực tế lớn hơn hồ sơ kê khai, chủ hộ có thể bị xem là nhập hàng không rõ nguồn gốc, dù lỗi đến từ phía nhà cung cấp hoặc việc ghi chép thiếu sót.

---

3. Bị phạt hành chính vì lưu trữ chứng từ không đúng quy định

Nhiều trường hợp bị phạt chỉ vì hóa đơn điện tử không được sắp xếp theo từng nhà cung cấp, từng kỳ, từng lô nhập hàng.

---

4. Tăng chi phí vận hành và giảm lợi nhuận

Mỗi tháng thất lạc chỉ 5 hóa đơn đầu vào có thể khiến chi phí tăng 5–15 triệu đồng tùy quy mô cửa hàng.

Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ, đây là con số có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

---

Nguyên nhân gốc rễ: Công nghệ quản lý còn yếu, quy trình nhập kho thiếu chuẩn

Qua khảo sát thực tế từ các hiệp hội bán lẻ nhỏ và vừa, có thể thấy bốn nguyên nhân sâu xa dẫn đến tình trạng “kẹt hóa đơn đầu vào” của hộ kinh doanh:

---

1. Không có phần mềm quản lý kho – hóa đơn tích hợp

Một cửa hàng nhỏ có thể tự vận hành bằng sổ tay hoặc Excel trong giai đoạn mới mở.
Nhưng khi quy mô tăng, số lượng nhà cung cấp đa dạng, hàng nhập – xuất không theo một chuẩn chung, quản lý thủ công trở thành gánh nặng.

---

2. Nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau

Hộ kinh doanh thường nhập hàng từ:

• nhà phân phối lớn

• đầu mối chợ

• đại lý cấp 2–3

• các đơn vị bán sỉ online

Mỗi nơi lại có cách xuất hóa đơn khác nhau. Việc tổng hợp thủ công gây ra “vỡ trận” hệ thống lưu trữ.

---

3. Không đối chiếu hóa đơn – phiếu nhập ngay thời điểm nhận hàng

Đây là lỗi phổ biến nhất.
Khi nhận hàng, chủ hộ chỉ kiểm đếm số lượng mà không có hóa đơn đi kèm để đối chiếu ngay.
Đến khi hóa đơn về (cuối tháng), họ quên mất lô hàng nào tương ứng, dẫn đến sai lệch.

---

4. Tâm lý “kinh doanh nhỏ không cần làm quá kỹ”

Nhiều người từng kinh doanh theo cách truyền thống trong nhiều năm, nên chưa quen với yêu cầu minh bạch mới.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy hộ kinh doanh lại là nhóm bị ảnh hưởng rõ rệt nhất khi thiếu công cụ quản lý.

---

Goclick đưa ra giải pháp tổng thể: Tự động hóa toàn bộ lộ trình từ nhập hàng đến hóa đơn

Trước tình trạng hộ kinh doanh gặp áp lực lớn từ quản lý hóa đơn và sổ kho, nền tảng Goclick – hệ thống quản lý bán hàng và kho vận cho hơn 20.000 hộ kinh doanh – đã đưa ra giải pháp tích hợp giúp xử lý toàn bộ quy trình “đầu vào – kho – hóa đơn”.

Giải pháp của Goclick gồm ba nhóm chức năng cốt lõi:

---

1. Quản lý hóa đơn đầu vào tự động – không còn thất lạc

Khi chủ hộ nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, họ có thể:

• tải trực tiếp lên Goclick

• nhận hóa đơn qua email và hệ thống tự lưu trữ

• quét mã QR trên hóa đơn để đồng bộ dữ liệu

Hóa đơn được tự động phân loại theo:

• nhà cung cấp

• ngày phát hành

• kỳ kế toán

• nhóm hàng hoá

Nhờ đó, việc tìm kiếm, trích xuất hay trình bày khi có kiểm tra trở nên dễ dàng.

Theo thống kê nội bộ của Goclick, các hộ kinh doanh sử dụng hệ thống đã giảm 70–80% rủi ro thất lạc hóa đơn.

---

2. Đối chiếu tự động giữa phiếu nhập kho và hóa đơn

Đây là tính năng quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh.

Hệ thống sẽ tự động so sánh:

• số lượng hàng hóa

• mã hàng

• đơn giá

• thuế suất

• tổng giá trị đơn hàng

Nếu có sai lệch, Goclick cảnh báo ngay.
Chủ hộ có thể yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh kịp thời, tránh tranh chấp về sau.

Tính năng này được đánh giá là “bước ngoặt” vì trước đây việc đối soát được thực hiện hoàn toàn thủ công.

---

3. Minh bạch hóa sổ kho – sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra

Tất cả các lô hàng nhập vào kho sẽ được gắn với:

• hóa đơn tương ứng

• thời gian nhập

• nhà cung cấp

• nhân viên thực hiện

Điều này giúp hồ sơ đồng bộ giữa:

• kho thực tế

• số liệu trên phần mềm

• hóa đơn đầu vào

Khi cần, hộ kinh doanh có thể xuất báo cáo chuẩn theo mẫu, kèm toàn bộ chứng từ.

Goclick cho biết hệ thống báo cáo của họ hiện đáp ứng đầy đủ nhu cầu từ kiểm tra nội bộ, đối tác cung ứng đến kiểm tra của cơ quan thuế.

---

4. Kết nối với nhà cung cấp chuẩn hóa – hạn chế nguồn hàng không có hóa đơn

Một điểm mới được nhiều hộ đánh giá cao là Goclick đang liên kết với nhiều nhà phân phối lớn, giúp các hộ:

• đặt hàng trực tiếp trên hệ thống

• nhận hóa đơn tức thì

• theo dõi lịch sử nhập hàng và thanh toán

Việc này giảm đáng kể tình trạng nhập hàng trôi nổi từ đầu mối nhỏ.

---

Cơ hội chuyển đổi số: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Chuyên gia thương mại cho rằng trong giai đoạn 2025–2026, việc minh bạch hóa nguồn hàng sẽ còn tiếp tục được siết chặt.

Hộ kinh doanh muốn hoạt động ổn định và tránh rủi ro cần thực hiện ba bước:

---

1. Chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – lưu kho

Không chỉ ghi lại số lượng hàng, mà cần gắn từng lô hàng với chứng từ.

---

2. Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng thời điểm

Nếu nhà cung cấp chậm trễ, hộ kinh doanh cần thay đổi đầu mối.

---

3. Ứng dụng công nghệ quản lý kho và hóa đơn

Đây là giải pháp duy nhất giúp giảm sai sót và tiết kiệm chi phí lâu dài.

---

Kết luận: Công nghệ là “phao cứu sinh” cho bài toán hóa đơn đầu vào

Từ câu chuyện thực tế của hàng nghìn hộ kinh doanh, có thể thấy bài toán hóa đơn đầu vào không còn là vấn đề tự phát, mà trở thành yếu tố sống còn.

Hộ kinh doanh nếu tiếp tục vận hành theo cách truyền thống sẽ dễ rơi vào vòng xoáy:

• hàng hóa không chứng minh được nguồn gốc

• lợi nhuận thâm hụt

• rủi ro bị xử phạt

• mất uy tín với nhà cung cấp

Sự xuất hiện của các nền tảng như Goclick cho thấy công nghệ đang đóng vai trò quan trọng trong việc giúp hộ kinh doanh chuyển đổi sang mô hình minh bạch – chuyên nghiệp – bền vững.

Trong bối cảnh các quy định ngày càng rõ ràng và chặt chẽ, việc tận dụng giải pháp số sẽ giúp hộ kinh doanh không chỉ vượt qua giai đoạn khó khăn, mà còn mở ra cơ hội mở rộng hoạt động trong những năm tới.