Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, sản xuất, bán lẻ hoặc phân phối, hoạt động mua hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong toàn bộ chuỗi vận hành. Tuy nhiên thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý mua hàng bằng Excel, Zalo, giấy tờ hoặc quy trình rời rạc giữa các phòng ban.
Hệ quả là:
- Mua sai hàng
- Nhập sai số lượng
- Khó kiểm soát công nợ nhà cung cấp
- Không theo dõi được lịch sử mua hàng
- Giá nhập biến động nhưng không được kiểm soát
- Dữ liệu giữa kho – kế toán – mua hàng không đồng bộ
- Mất rất nhiều thời gian xử lý thủ công
Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng nhà cung cấp, đơn hàng và giao dịch càng tăng thì việc quản lý thủ công gần như không còn phù hợp.
Đó là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý mua hàng tích hợp ERP để kiểm soát toàn bộ quy trình mua sắm trên một hệ thống tập trung.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu:
- Quản lý mua hàng là gì
- Quy trình quản lý mua hàng chuyên nghiệp
- Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp
- Vì sao nên dùng phần mềm ERP quản lý mua hàng
- Cách GoClick ERP giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ hoạt động mua hàng
Quản lý mua hàng là gì?
Quản lý mua hàng là quá trình kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp.
Quy trình này thường bao gồm:
- Yêu cầu mua hàng
- Tìm kiếm nhà cung cấp
- So sánh báo giá
- Tạo đơn mua hàng
- Nhập kho
- Kiểm tra hóa đơn
- Theo dõi công nợ
- Thanh toán nhà cung cấp
- Báo cáo chi phí mua hàng
Mục tiêu của quản lý mua hàng là:
- Mua đúng hàng
- Đúng số lượng
- Đúng thời điểm
- Đúng giá
- Đúng nhà cung cấp
- Kiểm soát chi phí doanh nghiệp
Đây là một trong những bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến:
- Giá vốn hàng hóa
- Dòng tiền doanh nghiệp
- Hiệu quả vận hành
- Khả năng cạnh tranh
- Tốc độ đáp ứng khách hàng
Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi quản lý mua hàng thủ công
1. Không kiểm soát được giá nhập
Nhiều doanh nghiệp nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nhưng:
- Không lưu lịch sử giá
- Không có báo cáo so sánh
- Không theo dõi biến động giá
Dẫn đến:
- Mua giá cao
- Nhân viên mua hàng thiếu kiểm soát
- Khó tối ưu chi phí
2. Quản lý nhà cung cấp rời rạc
Thông tin nhà cung cấp thường nằm:
- Trong Excel
- Zalo
- Email cá nhân
- Giấy tờ
Khi cần tìm lại:
- Báo giá cũ
- Hợp đồng
- Công nợ
- Lịch sử giao dịch
Doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian xử lý.
3. Không theo dõi được công nợ nhà cung cấp
Đây là vấn đề rất phổ biến.
Doanh nghiệp thường:
- Thanh toán thiếu
- Thanh toán trùng
- Quên công nợ đến hạn
- Không đối soát được hóa đơn
Đặc biệt nguy hiểm với doanh nghiệp có:
- Nhiều NCC
- Nhiều chi nhánh
- Mua hàng liên tục
4. Kho và mua hàng không đồng bộ
Rất nhiều trường hợp:
- Kho thiếu nhưng không biết để nhập
- Nhập dư hàng tồn
- Không biết hàng nào sắp hết
- Nhập kho chậm
Do dữ liệu kho và mua hàng không kết nối realtime.
5. Quy trình duyệt mua hàng lỏng lẻo
Nhiều doanh nghiệp mua hàng theo kiểu:
- Nhắn Zalo
- Gọi điện
- Không có phê duyệt
Hệ quả:
- Mua vượt ngân sách
- Khó kiểm soát trách nhiệm
- Không minh bạch
6. Báo cáo thiếu chính xác
Khi dữ liệu nằm ở nhiều nơi:
Doanh nghiệp gần như không thể có:
- Báo cáo realtime
- Phân tích chi phí mua
- Báo cáo NCC
- Dự báo nhập hàng
Quy trình quản lý mua hàng chuyên nghiệp trong doanh nghiệp
Một quy trình mua hàng chuẩn thường gồm các bước sau:
Bước 1: Tạo yêu cầu mua hàng
Các phòng ban tạo:
- Yêu cầu nguyên vật liệu
- Yêu cầu hàng hóa
- Yêu cầu thiết bị
Sau đó gửi phê duyệt.
Bước 2: Phê duyệt mua hàng
Người quản lý:
- Kiểm tra nhu cầu
- Kiểm tra ngân sách
- Xét duyệt
Bước 3: Tìm và so sánh nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng:
- Gửi yêu cầu báo giá
- So sánh nhiều NCC
- Chọn đơn vị phù hợp
Bước 4: Tạo đơn mua hàng (PO)
Doanh nghiệp tạo:
- Purchase Order
- Điều khoản thanh toán
- Thời gian giao hàng
Bước 5: Nhập kho
Khi NCC giao hàng:
- Kiểm đếm
- Nhập kho
- Đối chiếu PO
Bước 6: Kiểm tra hóa đơn
Kế toán:
- Đối chiếu hóa đơn
- Ghi nhận công nợ
- Kiểm tra VAT
Bước 7: Thanh toán NCC
Theo:
- Điều khoản hợp đồng
- Công nợ đến hạn
Bước 8: Báo cáo và phân tích
Doanh nghiệp theo dõi:
- Chi phí mua hàng
- Hiệu quả NCC
- Công nợ
- Giá nhập
Vì sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý mua hàng?
1. Quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu
Tất cả dữ liệu:
- Nhà cung cấp
- Đơn hàng
- Công nợ
- Hóa đơn
- Kho hàng
Được lưu trên một hệ thống duy nhất.
2. Kiểm soát mua hàng minh bạch
Doanh nghiệp có thể:
- Phê duyệt nhiều cấp
- Theo dõi lịch sử thao tác
- Kiểm tra người chịu trách nhiệm
3. Giảm thất thoát & sai sót
Hệ thống giúp:
- Giảm nhập sai
- Giảm mua dư
- Giảm thất thoát kho
4. Đồng bộ với kế toán & kho
Đây là điểm cực kỳ quan trọng.
Khi nhập hàng:
- Kho tự tăng
- Công nợ tự cập nhật
- Kế toán tự ghi nhận
Không cần nhập liệu nhiều lần.
5. Theo dõi công nợ realtime
Doanh nghiệp dễ dàng:
- Kiểm tra nợ phải trả
- Theo dõi hạn thanh toán
- Đối soát NCC
6. Tối ưu dòng tiền doanh nghiệp
Nhờ:
- Quản lý công nợ
- Theo dõi lịch thanh toán
- Kiểm soát ngân sách mua
GoClick ERP – Giải pháp quản lý mua hàng toàn diện cho doanh nghiệp
GoClick ERP là hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình mua hàng trên một nền tảng tập trung.
Hệ thống được thiết kế phù hợp cho:
- Doanh nghiệp thương mại
- Doanh nghiệp sản xuất
- Chuỗi bán lẻ
- Đại lý phân phối
- Công ty dịch vụ
- SME và doanh nghiệp lớn
Các tính năng nổi bật của module quản lý mua hàng GoClick ERP
Quản lý nhà cung cấp tập trung
Hệ thống cho phép:
- Quản lý hồ sơ NCC
- Theo dõi lịch sử giao dịch
- Theo dõi giá nhập
- Theo dõi công nợ
Quản lý yêu cầu mua hàng
Doanh nghiệp có thể:
- Tạo yêu cầu mua
- Phê duyệt nhiều cấp
- Kiểm soát ngân sách
Quản lý báo giá nhà cung cấp
GoClick ERP hỗ trợ:
- Gửi RFQ
- So sánh nhiều báo giá
- So sánh thời gian giao hàng
- So sánh điều khoản
Quản lý đơn mua hàng (PO)
Tính năng:
- Tạo PO
- Theo dõi trạng thái
- In PDF
- Liên kết nhập kho
Quản lý nhập kho realtime
Khi nhập hàng:
- Kho tự động cập nhật
- Đồng bộ tồn kho
- Theo dõi giá vốn
Quản lý hóa đơn & công nợ NCC
Hệ thống:
- Theo dõi nợ phải trả
- Theo dõi hóa đơn
- Theo dõi hạn thanh toán
Báo cáo mua hàng chuyên sâu
Bao gồm:
- Báo cáo chi phí nhập
- Báo cáo NCC
- Phân tích giá nhập
- Phân tích tồn kho
- Theo dõi PO
Điểm mạnh lớn của GoClick ERP
Đồng bộ toàn bộ hệ thống doanh nghiệp
Module mua hàng liên kết:
- Kho hàng
- Kế toán
- CRM
- Bán hàng
- Sản xuất
- Dự án
Toàn bộ dữ liệu chạy realtime.
Tùy biến theo quy trình doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có:
- Quy trình mua khác nhau
- Phân quyền khác nhau
- Cách duyệt khác nhau
GoClick ERP hỗ trợ customize theo mô hình vận hành thực tế.
Hỗ trợ nhiều mô hình doanh nghiệp
Doanh nghiệp sản xuất
Quản lý:
- Nguyên vật liệu
- Định mức
- Cấp phát sản xuất
Công ty thương mại
Quản lý:
- Đơn nhập
- NCC
- Giá nhập
- Công nợ
Chuỗi bán lẻ
Theo dõi:
- Nhập hàng nhiều chi nhánh
- Tồn kho realtime
- Đề xuất nhập hàng
Quản lý mua hàng bằng ERP giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
Khi doanh nghiệp tăng trưởng, việc quản lý thủ công sẽ dần trở thành điểm nghẽn:
- Dữ liệu phân tán
- Quy trình thiếu minh bạch
- Chi phí tăng cao
- Khó kiểm soát vận hành
Một hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp “mua hàng”, mà còn giúp:
- Chuẩn hóa vận hành
- Kiểm soát chi phí
- Đồng bộ dữ liệu
- Tối ưu dòng tiền
- Hỗ trợ ra quyết định
Đây là nền tảng cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp scale up bền vững.
Quản lý mua hàng không đơn giản là nhập hàng hay tạo đơn mua, mà là một phần cực kỳ quan trọng trong toàn bộ hệ thống vận hành doanh nghiệp.
Doanh nghiệp muốn:
- Kiểm soát chi phí
- Giảm thất thoát
- Quản lý công nợ hiệu quả
- Đồng bộ kho – kế toán – mua hàng
- Chuẩn hóa quy trình vận hành
Thì việc ứng dụng phần mềm ERP quản lý mua hàng là gần như bắt buộc trong giai đoạn hiện nay.
GoClick ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động mua hàng từ yêu cầu mua → báo giá → PO → nhập kho → công nợ → thanh toán → báo cáo trên một hệ thống tập trung, realtime và minh bạch.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ module mua hàng và mở rộng toàn bộ hệ thống quản trị khi cần scale up trong tương lai.
