1. BÀI TOÁN LỚN NHẤT CỦA DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đang vận hành theo cách:
- Bán hàng một nơi
- Sản xuất một nơi
- Kho một nơi
- Kế toán một nơi
- Quản lý dựa vào Excel hoặc Zalo
Thoạt nhìn mọi thứ vẫn “hoạt động bình thường”.
Nhưng bên trong lại tồn tại một vấn đề rất lớn:
Doanh nghiệp không có một hệ thống thống nhất để kết nối toàn bộ vận hành.
Hệ quả là:
- Đơn hàng bị trễ
- Sản xuất thiếu nguyên liệu
- Kho sai lệch tồn kho
- Kế toán không khớp số liệu
- Không biết chính xác lợi nhuận
2. VÌ SAO SẢN XUẤT VÀ BÁN HÀNG PHẢI KẾT NỐI?
Trong doanh nghiệp sản xuất, bán hàng không thể tách rời sản xuất.
Một đơn hàng không chỉ là:
→ “bán xong là xong”
Mà là một chuỗi vận hành:
Khách hàng đặt hàng
→ Kiểm tra tồn kho
→ Nếu thiếu → sản xuất
→ Nếu đủ → xuất kho
→ Giao hàng
→ Xuất hóa đơn
→ Thu tiền
Nếu không kết nối tốt giữa bán hàng và sản xuất:
- Sale bán nhưng không biết kho có hàng hay không
- Sản xuất làm nhưng không biết nhu cầu thị trường
- Kho không biết ưu tiên đơn nào trước
3. ERP LÀ GÌ TRONG BÀI TOÁN SẢN XUẤT & BÁN HÀNG?
ERP là hệ thống giúp:
- Kết nối bán hàng với sản xuất
- Đồng bộ kho với đơn hàng
- Tự động hóa luồng vận hành
- Kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp
Nói đơn giản:
ERP là “bộ não trung tâm” của doanh nghiệp.
4. LUỒNG VẬN HÀNH THỰC TẾ TRÊN GOCLICK ERP
4.1 Luồng tổng thể
Khách hàng → CRM → Báo giá → Đơn hàng → Kho → Sản xuất → Giao hàng → Hóa đơn → Kế toán
4.2 Chi tiết quy trình
(1) CRM – QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
- Lead
- Cơ hội kinh doanh
- Lịch hẹn
- Báo giá
(2) BÁN HÀNG (SALES)
Bao gồm:
- Bán lẻ (POS)
- Bán sỉ
- Đại lý
- Online (Website, Facebook, TikTok)
Chức năng:
- Tạo đơn hàng
- Quản lý giá
- Chính sách chiết khấu
- Theo dõi doanh số
(3) KIỂM TRA TỒN KHO TỰ ĐỘNG
Ngay khi có đơn hàng:
Hệ thống tự kiểm tra:
- Có hàng hay không
- Kho nào còn hàng
- Cần sản xuất hay không
(4) SẢN XUẤT (NẾU THIẾU HÀNG)
Nếu không đủ hàng:
Hệ thống tự kích hoạt:
- BOM (định mức nguyên vật liệu)
- Lệnh sản xuất
- Công đoạn sản xuất
- Theo dõi tiến độ
(5) KHO HÀNG
- Xuất NVL sản xuất
- Nhập thành phẩm
- Theo dõi tồn kho realtime
- Quản lý nhiều kho
(6) GIAO HÀNG
- Tạo phiếu xuất kho
- Điều phối giao hàng
- Theo dõi trạng thái
- Xác nhận giao hàng
(7) HÓA ĐƠN & THANH TOÁN
- Xuất hóa đơn điện tử
- Theo dõi công nợ
- Ghi nhận doanh thu
(8) KẾ TOÁN
- Doanh thu
- Chi phí
- Giá vốn
- Lợi nhuận
- Báo cáo tài chính
5. BÁN HÀNG – TRUNG TÂM CỦA DOANH NGHIỆP
Bán hàng trong ERP không chỉ là “tạo đơn”.
Mà bao gồm:
5.1 Bán lẻ
- POS cửa hàng
- Online
- Sàn TMĐT
5.2 Bán sỉ
- Giá theo số lượng
- Công nợ
- Chiết khấu
5.3 Đại lý
- Bảng giá theo cấp
- Hoa hồng
- Khu vực phân phối
6. SẢN XUẤT – TRÁI TIM CỦA DOANH NGHIỆP
ERP giúp quản lý:
6.1 BOM
- Định mức nguyên vật liệu
- Công thức sản xuất
6.2 Lệnh sản xuất
- Tạo theo đơn hàng
- Theo kế hoạch
6.3 Công đoạn sản xuất
- Theo dõi từng bước
- Trách nhiệm rõ ràng
6.4 WIP
- Sản phẩm đang làm
- Trạng thái từng công đoạn
7. KHO HÀNG – ĐIỂM KẾT NỐI QUAN TRỌNG NHẤT
- Kho NVL
- Kho thành phẩm
- Kho chi nhánh
- Kho đại lý
Chức năng:
- Nhập – xuất – tồn
- Barcode
- Lô / serial
- Cảnh báo tồn kho
8. ĐIỂM KHÁC BIỆT QUAN TRỌNG
ERP không chỉ là phần mềm.
ERP là:
- Luồng vận hành thống nhất
- Dữ liệu realtime
- Kết nối tất cả phòng ban
9. VẤN ĐỀ DOANH NGHIỆP GIẢI QUYẾT ĐƯỢC
9.1 Giảm sai sót
- Không nhập liệu nhiều lần
- Không lệch dữ liệu
9.2 Tăng tốc độ xử lý
- Đơn hàng xử lý nhanh hơn
- Sản xuất phản ứng nhanh hơn
9.3 Kiểm soát chi phí
- Biết chính xác giá thành
- Biết lãi/lỗ từng sản phẩm
9.4 Minh bạch vận hành
- Ai làm gì đều có hệ thống
10. VÌ SAO DOANH NGHIỆP THẤT BẠI KHI KHÔNG CÓ HỆ THỐNG?
- Sale bán quá khả năng sản xuất
- Kho không đủ hàng
- Sản xuất làm sai kế hoạch
- Kế toán không kiểm soát được chi phí
11. DOANH NGHIỆP NÀO CẦN HỆ THỐNG NÀY?
- Nhà máy sản xuất
- Xưởng gia công
- Doanh nghiệp thương mại
- Chuỗi phân phối
- Doanh nghiệp nhiều kho
12. TƯ DUY ĐÚNG VỀ ERP
ERP không thay thế con người.
ERP giúp:
- Con người làm việc đúng hơn
- Phòng ban phối hợp tốt hơn
- Dữ liệu minh bạch hơn
Doanh nghiệp không chết vì thiếu khách hàng.
Doanh nghiệp chết vì:
- Không kết nối được bán hàng và sản xuất
- Không kiểm soát được hệ thống
- Không có dữ liệu chính xác để ra quyết định
ERP chính là nền tảng giúp doanh nghiệp:
- Vận hành ổn định
- Tăng trưởng bền vững
- Mở rộng quy mô dễ dàng
