Cửa hàng lúc này chỉ có hai lựa chọn: tìm cách bổ sung hàng hoặc thông báo với khách rằng sản phẩm không còn để giao.

Đây không phải tình huống khó hình dung đối với những cửa hàng đang bán đồng thời tại quầy, website và các nền tảng thương mại điện tử. Khi mọi hoạt động còn được quản lý riêng lẻ, việc cập nhật số lượng hàng hóa giữa các kênh rất dễ bị chậm hoặc sai lệch.

Đặc biệt, khi bước vào mùa mua sắm cao điểm, số lượng đơn hàng tăng nhanh khiến nguy cơ này càng đáng lưu ý.

Với những cửa hàng đang mở nhiều kênh bán hàng, đây là lúc cần kiểm tra lại cách quản lý tồn kho và xử lý đơn trước khi lượng đơn tiếp tục tăng.

1. Vì sao một sản phẩm có thể được bán cho hai khách hàng?

Hãy lấy ví dụ một cửa hàng kinh doanh mỹ phẩm có tổng cộng 20 sản phẩm của một mặt hàng.

Cửa hàng bán trực tiếp tại quầy, đồng thời nhận đơn từ website và các kênh trực tuyến khác. Để thuận tiện, nhân viên theo dõi số lượng trên từng kênh riêng biệt.

Buổi sáng, một khách mua 3 sản phẩm tại cửa hàng. Nhân viên ghi nhận giao dịch nhưng chưa cập nhật số lượng trên website. Đến trưa, khách khác đặt mua 4 sản phẩm qua website. Cùng thời điểm đó, một đơn hàng trực tuyến khác cũng được xác nhận.

Nếu mỗi kênh vẫn hiển thị số lượng cũ, khách hàng có thể tiếp tục đặt mua dù lượng hàng thực tế không còn đủ.

Vấn đề không nằm ở việc cửa hàng có nhiều kênh bán, mà ở chỗ các kênh chưa sử dụng chung một nguồn dữ liệu tồn kho đáng tin cậy.

Tình trạng này thường xuất hiện khi:

• Nhân viên phải cập nhật số lượng hàng thủ công trên từng kênh.

• Dữ liệu tồn kho giữa các hệ thống không được đồng bộ kịp thời.

• Mã sản phẩm, màu sắc hoặc kích thước chưa được ánh xạ thống nhất.

• Đơn hàng bị hủy hoặc hoàn trả nhưng số lượng tồn chưa được cập nhật đúng.

• Nhiều nhân viên cùng quản lý đơn nhưng không có quy trình xác nhận và giữ hàng rõ ràng.

Một cửa hàng có thể bán tốt trên nhiều kênh, nhưng nếu không kiểm soát được số lượng hàng thực tế, việc mở rộng bán hàng đôi khi lại tạo thêm áp lực vận hành.

2. Không phải cứ thấy còn hàng trong kho là có thể tiếp tục bán

Chủ cửa hàng kiểm tra tồn kho và ghi chép dữ liệu hàng hóa trên máy tính

Một trong những nguyên nhân khiến cửa hàng dễ nhận đơn vượt số lượng thực tế là chưa phân biệt rõ hàng đang có trong kho và hàng thực sự có thể bán.

Hai con số này không phải lúc nào cũng giống nhau.

Ví dụ, cửa hàng đang có 20 sản phẩm trong kho. Tuy nhiên, trong số đó có:

• 2 sản phẩm bị lỗi hoặc đang chờ kiểm tra.

• 5 sản phẩm đã được xác nhận đơn và giữ cho khách.

• 3 sản phẩm cần dự phòng để tránh bán vượt khi dữ liệu giữa các kênh cập nhật chậm.

Như vậy, số hàng có thể tiếp tục đưa lên bán chỉ còn 10 sản phẩm.

Có thể hiểu đơn giản:

Số lượng có thể bán = Hàng thực tế − Hàng đã giữ − Hàng không đủ điều kiện bán − Hàng dự phòng.

Nếu chỉ lấy tổng số hàng trong kho để hiển thị trên tất cả các kênh, cửa hàng có thể tưởng rằng mình còn nhiều hàng hơn thực tế.

Đặc biệt với những sản phẩm có nhiều phân loại như màu sắc, kích thước hoặc dung tích, việc quản lý cần chính xác đến từng mã biến thể. Còn hàng màu đen không có nghĩa là cửa hàng vẫn còn hàng màu trắng để giao cho khách.

Do đó, trước ngày sale, chủ shop nên kiểm kê lại các mặt hàng chủ lực, chuẩn hóa mã sản phẩm và xác định rõ lượng hàng thực sự có thể bán trên từng kênh.

3. Khi đơn hàng phát sinh cùng lúc, việc cập nhật thủ công dễ trở thành điểm nghẽn

Nhân viên cửa hàng kiểm tra đơn hàng trên điện thoại và máy tính trong khu vực bán hàng

Trong ngày thường, nhân viên có thể kịp thời cập nhật số lượng hàng sau mỗi giao dịch. Nhưng khi lượng đơn tăng, việc phụ thuộc vào thao tác thủ công sẽ khó duy trì độ chính xác.

Chẳng hạn, cùng một sản phẩm vừa được khách đặt trên website, vừa có đơn phát sinh trên một sàn thương mại điện tử. Trong khi nhân viên đang đóng gói đơn đầu tiên, đơn thứ hai đã được hệ thống tiếp nhận.

Nếu quy trình chỉ cập nhật tồn kho sau khi nhân viên xử lý xong từng đơn, khoảng thời gian chờ này có thể khiến cửa hàng nhận thêm đơn vượt số lượng thực tế.

Để hạn chế tình trạng trên, doanh nghiệp cần xem lại cách ghi nhận và giữ hàng theo trạng thái đơn.

Một quy trình quản lý nên xác định rõ:

Khi nào cần giữ hàng?

Khi đơn đạt đến trạng thái đủ điều kiện theo quy trình của cửa hàng và quy định của từng kênh bán, hệ thống cần ghi nhận số lượng đã được dành cho đơn đó.

Khi nào được phép giải phóng hàng?

Đơn bị hủy, hết thời hạn thanh toán hoặc không còn đủ điều kiện xử lý cần có quy trình trả lại số lượng vào kho. Việc này phải tránh trả hàng quá sớm khi đơn vẫn còn hiệu lực.

Ai chịu trách nhiệm xử lý chênh lệch?

Cần có người phụ trách kiểm tra những trường hợp số lượng giữa hệ thống và thực tế không trùng nhau, thay vì để nhân viên tự điều chỉnh mà không có ghi nhận.

Đây là những chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng đơn hàng trong thời điểm lượng khách tăng cao.

4. Làm thế nào để hạn chế tình trạng bán trùng hàng trên nhiều kênh?

Để quản lý hàng hóa trên nhiều kênh hiệu quả hơn, cửa hàng không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ hoạt động kinh doanh. Điều cần thiết trước tiên là thống nhất cách quản lý dữ liệu và quy trình xử lý đơn.

Thứ nhất, sử dụng một nguồn dữ liệu tồn kho thống nhất.

Thay vì để mỗi kênh có một bảng số lượng riêng, doanh nghiệp nên xác định một hệ thống dữ liệu chính để quản lý số lượng hàng hóa. Các kênh bán cần được cập nhật dựa trên nguồn dữ liệu này theo cơ chế kết nối phù hợp.

Thứ hai, thống nhất mã sản phẩm và biến thể.

Một sản phẩm dù được đăng bán ở nhiều nơi vẫn cần được liên kết với cùng mã hàng nội bộ. Các biến thể như màu sắc, kích thước, dung tích phải được phân biệt rõ ràng.

Nếu mã sản phẩm trên website khác với mã quản lý trong kho mà không có bảng ánh xạ, việc đồng bộ có thể sai ngay từ đầu.

Thứ ba, thiết lập nguyên tắc giữ hàng và cập nhật tồn kho.

Cần quy định rõ đơn hàng ở trạng thái nào sẽ được giữ hàng, khi nào số lượng được trừ và khi nào được hoàn lại kho. Đồng thời, phải kiểm tra thời gian cập nhật giữa các kênh, tránh giả định rằng dữ liệu luôn thay đổi tức thời.

Với các sản phẩm bán chạy, cửa hàng có thể cân nhắc duy trì lượng hàng dự phòng để hạn chế rủi ro trong thời gian đồng bộ.

Thứ tư, đối chiếu tồn kho thường xuyên.

Không nên chờ đến khi khách đặt hàng nhưng không có sản phẩm mới tiến hành kiểm kê. Trong mùa sale, các mặt hàng có tốc độ bán cao cần được theo dõi thường xuyên hơn.

Nếu phát hiện số lượng trên hệ thống khác với thực tế, cần xác định nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Việc sửa số liệu mà không biết sai lệch xuất phát từ đâu có thể khiến vấn đề lặp lại.

5. Cửa hàng nên kiểm tra những gì trước ngày 11.11?

Nhân viên cửa hàng sử dụng điện thoại, laptop và máy quét để theo dõi đơn hàng

Nếu cửa hàng đang bán trên nhiều kênh, không nên đợi đến ngày 11/11 mới thử nghiệm quy trình. Những lỗi liên quan đến mã hàng, kết nối hoặc cập nhật trạng thái đơn nên được phát hiện trước khi lượng đơn tăng.

Dưới đây là những hạng mục nên kiểm tra:

Đặc biệt, cửa hàng nên thử một tình huống thực tế: tạo đơn cho cùng một sản phẩm trên hai kênh, kiểm tra số lượng sau khi đơn được ghi nhận và xác nhận xem hệ thống có xử lý đúng theo quy tắc giữ hàng hay không.

Sau đó, thử thêm trường hợp hủy một đơn và kiểm tra số lượng có được hoàn lại chính xác không.

Chỉ khi những quy trình cơ bản này hoạt động đúng, cửa hàng mới có thể yên tâm hơn khi lượng đơn tăng.

Goclick và bài toán quản lý bán hàng đa kênh

Khi số lượng kênh bán tăng lên, việc quản lý bằng các bảng tính riêng lẻ hoặc cập nhật thủ công có thể tạo thêm khối lượng công việc và rủi ro sai lệch.

Đây là lúc doanh nghiệp nên xem xét các giải pháp quản lý bán hàng đa kênh, trong đó dữ liệu hàng hóa, đơn hàng và tồn kho được tổ chức tập trung, với khả năng kết nối phù hợp với các kênh đang kinh doanh.

Goclick hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh và vận hành trên hệ thống. Khi tìm hiểu giải pháp, chủ shop nên kiểm tra cụ thể khả năng kết nối với từng kênh bán, cơ chế cập nhật tồn kho, xử lý đơn hủy và đồng bộ trạng thái đơn hàng để bảo đảm phù hợp với quy trình thực tế.

Điều quan trọng không phải là có thật nhiều kênh bán, mà là kiểm soát được những gì đang diễn ra trên tất cả các kênh đó.

Đừng để một đơn hàng trở thành hai lời xin lỗi

Một đơn hàng bị bán trùng có thể không khiến cửa hàng thiệt hại quá lớn về tài chính. Nhưng nếu tình trạng này lặp lại, khách hàng sẽ phải chờ đợi, hủy đơn hoặc tìm đến người bán khác.

Trong mùa sale, khi khách hàng có nhiều lựa chọn và kỳ vọng giao hàng nhanh hơn, những sai sót trong quản lý tồn kho càng dễ ảnh hưởng đến uy tín cửa hàng.

Trước ngày 11.11, hãy dành thời gian kiểm tra lại số lượng hàng, mã sản phẩm, quy trình giữ hàng và cách cập nhật dữ liệu giữa các kênh. Đừng chỉ tập trung chuẩn bị chương trình khuyến mãi mà bỏ qua khâu vận hành phía sau mỗi đơn hàng.

Bán được hàng trên nhiều kênh là cơ hội tăng trưởng. Nhưng quản lý chính xác để mỗi sản phẩm đến đúng khách hàng mới là điều giúp hoạt động kinh doanh duy trì ổn định.

???? Cửa hàng của bạn đã từng gặp tình trạng một sản phẩm được đặt mua cùng lúc trên hai kênh chưa? Bạn xử lý như thế nào?

Hãy chia sẻ kinh nghiệm thực tế để cùng trao đổi cách quản lý bán hàng hiệu quả hơn trong mùa cao điểm.