TỰ ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ – DÀNH CHO DOANH NGHIỆP & HỘ KINH DOANH CÙNG Goclick ERP

1. Tại sao doanh nghiệp cần tự động hóa xuất hóa đơn điện tử

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tốc độ và độ chính xác trong xử lý chứng từ là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả vận hành.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ – vẫn đang lập hóa đơn điện tử thủ công, dẫn đến những hạn chế phổ biến sau:

• Dễ sai sót khi nhập liệu thủ công (nhập nhầm mã hàng, sai đơn giá, sai tên khách hàng).

• Mất nhiều thời gian cho việc lập, ký và gửi từng hóa đơn riêng lẻ.

• Khó đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận kế toán – bán hàng – kho vận.

• Thiếu kiểm soát: khi hóa đơn rời rạc, việc đối chiếu công nợ hoặc báo cáo thuế trở nên phức tạp.

Khi khối lượng hóa đơn mỗi tháng tăng cao, một sai sót nhỏ có thể dẫn đến tổn thất lớn, từ việc chậm thu hồi công nợ đến rủi ro vi phạm quy định thuế.

Giải pháp: Tự động hóa hóa đơn với GoClick ERP
GoClick ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử, loại bỏ hoàn toàn các bước thủ công lặp lại.
Hệ thống:

• Lấy dữ liệu tự động từ đơn hàng, hợp đồng, báo giá.

• Tạo và phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế.

• Đồng bộ dữ liệu tức thời sang module kế toán, công nợ và báo cáo tài chính.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày mà còn giảm thiểu rủi ro, nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy trong quản trị tài chính.

---

2. Xây dựng hóa đơn linh hoạt – Chủ động theo cách doanh nghiệp bạn vận hành

Trong GoClick ERP, module Xây dựng hóa đơn cho phép kế toán tạo mẫu hóa đơn nhanh chóng và tùy chỉnh dễ dàng:

• Thiết kế mẫu hóa đơn riêng: thêm logo, màu sắc và định dạng thương hiệu.

• Tự động lấy dữ liệu từ phiếu xuất, hợp đồng, đơn hàng để lập hóa đơn.

• Tùy chỉnh nội dung (tên hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, phương thức thanh toán).

• Lưu mẫu để sử dụng lại cho các kỳ hóa đơn sau.

Điểm nổi bật: người dùng không cần nhập liệu thủ công – hệ thống tự động điền thông tin từ các module liên quan, giúp giảm 80% thao tác lặp lại.

---

3. Xuất hóa đơn điện tử tự động – Cơ chế thông minh từ GoClick ERP

Đây là tính năng “đinh” của GoClick ERP: hệ thống có thể tự động xuất và phát hành hóa đơn điện tử ngay khi giao dịch hoàn tất, không cần kế toán thao tác thủ công.

Cơ chế hoạt động:

1. Khi doanh nghiệp xác nhận đơn hàng hoặc phiếu thu, hệ thống tự động tạo hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn XML.

2. Hóa đơn được ký số và phát hành qua hệ thống tích hợp với cơ quan thuế.

3. Ngay lập tức, bản sao hóa đơn được gửi tự động qua email cho khách hàng.

4. Thông tin hóa đơn được đồng bộ vào sổ kế toán, công nợ và báo cáo doanh thu.

Hóa đơn định kỳ :
Doanh nghiệp có thể cài đặt xuất hóa đơn định kỳ tự động — theo ngày, tuần hoặc tháng.
Ví dụ: khách hàng dùng dịch vụ thuê bao, phần mềm sẽ tự động xuất hóa đơn vào ngày cố định hàng tháng mà không cần nhân viên thực hiện thủ công.

---

4. Quản lý hóa đơn dễ dàng – Mọi thông tin trong tầm tay

Module Hóa đơn trong GoClick ERP cung cấp bảng điều khiển thông minh:

• Theo dõi trạng thái hóa đơn: đã xuất, chờ ký, bị hủy, hoàn tiền.

• Tìm kiếm nhanh theo mã hóa đơn, khách hàng, ngày phát hành hoặc giá trị.

• Hợp nhất nhiều hóa đơn thành một hóa đơn tổng hợp duy nhất.

• Xuất báo cáo doanh thu và sổ theo dõi hóa đơn chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

Tất cả hóa đơn được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây – an toàn, bảo mật, dễ truy cập mọi lúc mọi nơi.

---

5. Lợi ích vượt trội khi dùng GoClick ERP để quản lý hóa đơn điện tử

Lợi ích	Mô tả chi tiết
Tiết kiệm thời gian	Tự động hóa toàn bộ quy trình từ tạo – ký – gửi hóa đơn.
Giảm sai sót	Dữ liệu được đồng bộ từ nguồn gốc (đơn hàng, hợp đồng), tránh nhập nhầm.
Tuân thủ pháp lý	Định dạng hóa đơn theo tiêu chuẩn Tổng Cục Thuế; hỗ trợ ký số hợp lệ.
Đồng bộ dữ liệu kế toán	Hóa đơn, doanh thu, công nợ, báo cáo tài chính được kết nối thời gian thực.
Phù hợp mọi mô hình	Hộ kinh doanh, công ty dịch vụ, thương mại, sản xuất đều có thể áp dụng.

---

6. GoClick ERP – Không chỉ là phần mềm hóa đơn

Điểm khác biệt của GoClick ERP nằm ở tính liên kết dữ liệu toàn hệ thống.
Khi bạn sử dụng tính năng hóa đơn, toàn bộ thông tin sẽ tự động liên kết với:

• Module Kế toán: ghi nhận doanh thu, công nợ, thuế đầu ra.

• Module Bán hàng: cập nhật trạng thái thanh toán và giao hàng.

• Module Báo cáo: tổng hợp doanh thu theo thời gian, chi nhánh, sản phẩm.

Nhờ đó, doanh nghiệp luôn có cái nhìn toàn diện về dòng tiền và tình hình kinh doanh, không bỏ sót dữ liệu hay sai lệch số liệu giữa các bộ phận.

---

7. Kết luận – Tự động hóa hóa đơn: Bước đi nhỏ, lợi ích lớn

Trong thời kỳ chuyển đổi số, tự động hóa xuất hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà là bước tiến bắt buộc để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm rủi ro và nâng cao hiệu suất kế toán.

GoClick ERP mang đến một giải pháp hoàn chỉnh — từ xây dựng, phát hành đến quản lý hóa đơn điện tử, tất cả trong một nền tảng thống nhất, an toàn và thân thiện.