Từ 2026, hộ kinh doanh tự kê khai thuế: Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, sổ sách, hóa đơn để tránh rủi ro pháp lý

Từ 2026, hộ kinh doanh tự kê khai thuế: Cần chuẩn bị gì để không gặp rủi ro?

25/12/2025

Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh trên cả nước sẽ chính thức áp dụng cơ chế tự kê khai, tự nộp thuế theo quy định mới. Việc bãi bỏ hình thức thuế khoán đặt ra yêu cầu cao hơn về tính minh bạch trong quản lý doanh thu, hóa đơn và dòng tiền.

Theo các chuyên gia, nếu không chuẩn bị kịp thời, hộ kinh doanh có thể đối mặt với nguy cơ kê khai sai nghĩa vụ thuế, bị truy thu hoặc xử phạt hành chính. Do đó, việc chủ động rà soát và chuẩn hóa hoạt động ngay từ bây giờ là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro khi chính sách mới chính thức có hiệu lực.

Rà soát thông tin đăng ký kinh doanh và thuế

Hộ kinh doanh cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã đăng ký với cơ quan quản lý, bao gồm người đại diện, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ hoạt động và tình trạng mã số thuế. Trường hợp có thay đổi nhưng chưa cập nhật, cần thực hiện điều chỉnh sớm để đảm bảo thông tin pháp lý phù hợp với thực tế hoạt động.

Xác định đúng doanh thu làm căn cứ kê khai

Doanh thu là yếu tố quan trọng để xác định phương pháp và nghĩa vụ thuế. Hộ kinh doanh cần tổng hợp doanh thu thực tế năm 2025 và ước tính doanh thu năm 2026 để chủ động xác định nhóm đối tượng áp dụng.

Việc kê khai doanh thu không chính xác có thể dẫn đến sai lệch số thuế phải nộp, phát sinh truy thu và xử phạt theo quy định.

Chuẩn bị sổ sách và chứng từ bán hàng

Khi chuyển sang cơ chế tự kê khai, hộ kinh doanh phải ghi nhận đầy đủ các hoạt động phát sinh như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ và tồn kho. Việc quản lý thủ công, thiếu sổ sách hoặc lưu trữ chứng từ không đầy đủ sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Chủ động triển khai hóa đơn điện tử

Theo lộ trình mới, nhiều hộ kinh doanh sẽ thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc triển khai sớm giúp hộ kinh doanh làm quen với quy trình xuất hóa đơn, hạn chế sai sót và tránh bị động khi quy định được áp dụng đồng loạt.

Hóa đơn điện tử cũng là cơ sở quan trọng để chứng minh doanh thu hợp pháp và minh bạch.

Tách bạch dòng tiền kinh doanh và cá nhân

Hộ kinh doanh nên mở tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh, hạn chế sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng. Việc tách bạch dòng tiền giúp quá trình kê khai thuế rõ ràng hơn và thuận lợi khi cần giải trình với cơ quan chức năng.

Ứng dụng công cụ quản lý để thích ứng chính sách mới

Trong bối cảnh không còn thuế khoán, việc quản lý thủ công sẽ bộc lộ nhiều hạn chế. Nhiều hộ kinh doanh đã chủ động ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và kế toán nhằm ghi nhận dữ liệu tập trung, giảm sai sót và chuẩn bị sẵn sàng cho việc kê khai thuế.

GoClick ERP là một trong những giải pháp giúp hộ kinh doanh quản lý bán hàng, hóa đơn và doanh thu trên cùng một hệ thống, từ đó hỗ trợ quá trình tuân thủ quy định pháp luật trong giai đoạn chuyển đổi.

Kết luận

Việc chuyển sang cơ chế tự kê khai thuế từ năm 2026 là bước thay đổi lớn đối với hộ kinh doanh. Chuẩn bị sớm về thông tin pháp lý, sổ sách, hóa đơn và phương thức quản lý sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động thích ứng, giảm áp lực và hạn chế rủi ro phát sinh khi chính sách mới chính thức được áp dụng.